Verfahrensdokumentation

Wer in seinem Unternehmen eine elektronische Kasse führt, benötigt für das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation.

Eine Verfahrensdokumentation soll buchungsrelevante Abläufe und die dabei verwendete Hard- und Software beschreiben. So schreiben es die Grundsätze der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung (GoBD) vor.  Mit Hilfe der Dokumentation sollen Betriebsprüfer zum Beispiel bei einer Kassennachschau alle steuerlich relevanten Informationen und Prozesse schnell nachvollziehen und überprüfen können. Unternehmen müssen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Die Gründe für die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation sind leicht nachvollziehen. Aber gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation häufig überfordert. Es fehlen ihnen sowohl an zeitlichen als auch personellen Ressourcen.

Forderung der Finanzverwaltung

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können.  Viele Finanzämter rüsten nun massiv auf und schulen insbesondere die Umsatzsteuer-Sonderprüfer in Sachen „Kassennachschau“. Sie werden herausgehen und prüfen.

Niemand sollte daher glauben, dass es „schon nicht so schlimm werden wird“. Seit Januar 2018 gibt es immer mehr Prüfungen. Ob kleine, mittlere oder größere Unternehmen, wenn die Organisationsunterlagen nicht vorlegen kann, und zwar sofort, wird Hinzuschätzungen in Kauf nehmen müssen.

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